テレワーク・リモートワーク・在宅勤務におけるコミュニケーションのコツをつかみたい!抑えるべき3つのポイントを紹介【実例あり】

社会人経験談
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テレワークを1年経験した僕はこんな人です

テレワークを1年経験した僕がコミュニケーションを円滑に取るコツを整理しました。
 
まずは僕がどんな人物かを知っていただいた上で記事を読んでいただけると人物像が想像しやすいかと思いますので、簡潔に羅列しました↓
 
社内の調整・橋渡し役としての経験・実績を認められ、社内の大規模プロジェクトのけん引役となる(現在もプロジェクトを推進するチームに所属)
過去のいじめやパワハラ経験を経て「相手目線で物事を考える」ことができるマインドを醸成
コロナの影響を受けて、2020/4~現在までリモートワークを実施。(今後も継続予定)
テレワーク頻度は約2~4日/週(1週間のうち、半分以上自宅にいます)
 
ザクっとこんな感じです。それでは本題に入っていきましょう。
 

テレワークの実施率について

まずテレワークが全国でどの程度普及しているのかを知らない方も多いと思います。

で、何か公式に調査している機関があるのか調べたところ、こんなデータがありました。

(僕も知りませんでしたw)

株式会社パーソル総合研究所(本社:東京都千代田区、代表取締役社長:渋谷和久)は、新型コロナ第3波による感染拡大期におけるテレワークの実態・課題を定量的に把握することを目的に、2020年11月18日~11月23日に2万人規模の調査を実施し、結果を取りまとめましたのでお知らせいたします。

 調査期間の2020年11月18日~11月23日は新型コロナ感染拡大の勢いが続いている時期であるが、正社員のテレワーク実施率は全国平均で24.7%となった。5月25日の緊急事態宣言解除(全国)直後は25.7%であり、1ポイント減少している。

引用元:パーソル総合研究所

 

2020年11月時点で全国の約1/4の働く人々がテレワークを実施しているという結果でした。

これを多いと捉えるか少ないと捉えるかは人それぞれかと思いますが、今後テレワークがなくなることはなく、会社として従業員を守るためのテレワーク推進が必須でしょう。

 

また、今後学生が就職先を選ぶ際にもテレワークの普及度合いが一つのポイントになってきそうですね。(販売業などのお客さまと接触する必要のある業種は業務形態の大幅な改革をしないと厳しいんでしょうね・・・)

テレワークにおけるコミュニケーション不足の要素

「会社に行かずに自宅で仕事をする」というスタイルがスタンダードになりつつある現代において、仕事を円滑に遂行する上で最も大切と言われているのが、これです。
 
 
コミュニケーション
 
 
一人で仕事をすることになるので、当然周囲の仕事の進み具合や社内の動きが見えづらくなり、結果的にコミュニケーション不足に陥ってしまいます。
 
これ、現在進行形でテレワークをしている僕の率直な感想ですが、
本当に驚くほどわからなくなります。
 
それでは具体的にどんなふうにコミュニケーションが不足するかを3点あげましたのでご覧ください。
 

①近くの席にいる人の通話内容や会話内容が一切耳に入らない

自席に着席しているときに、例えば隣の人が電話や会話をしていると、内容まではわからないものの単語やキーワードが聞こえてきます
それに対して、その後「あれって何の件やったん?」などと雑談するネタにもなります。

またトラブルや意見の相違などで揉めていた場合は良くない雰囲気が漂いますし、何が起こっているかを少し察知することができます。今は話かけないようにしておこう・・・などの気配りもできますね。

 

でもテレワークとなるとこういった情報が完全に遮断されるので、集中して資料を作成したいときなどはいいのですが、そこには拾っておきたい・聞いておきたい情報が転がっている場合があります。

②ちょっとしたことが聞きづらい

あの資料どこに保存されてたっけ?

このメールいつまでに処理すればいいんかな?

どの資料が最新ファイルなんかな?

などなど。”ちょっとしたこと”を聞きたいときがありますよね?

そんなときもし隣に誰かがいたら、10~20秒くらい時間もらってすぐ解決できるようなことって意外にあります。

 

でもテレワークとなると”ちょっとしたこと”をわざわざ電話やメールで聞くのが億劫になって自分で調べてもけっこう時間かかったり、結局わからなかったりするんですよね。

逆に何でも聞いてくる人が隣に座っている方の場合はテレワークのほうが好都合なのかもしれませんが。笑

③反応が伝わりづらい

会議をする際は基本的に会議室や打ち合わせスペースで面と向かって実施します。
このとき、自分が資料の説明をする立場とすると、誰かが頷いてくれていたり、逆に難しい表情をしているとその人の「理解度」がこちらによく伝わるので、共感しているのかそうでないのかが明確です

 

しかし、これもテレワークとなると反応がみえづらくなるため、自身の説明が伝わっているのか、共感してもらえているのかがわかりにくくなります

ZOOMなどのオンラインコミュニケーションツールが普及しているため、映像付きの会議は僕の会社でもやっていますが、なかなかリモート会議で全員の表情や反応を見るのは困難になります。

抑えるべきポイント3選

ではこのようなコミュニケーション不足を少しでも解消するためには、どういった工夫やマインドが必要なのかを、この1年間のテレワーク経験から3点厳選しましたので、是非あなたも意識してみて下さい。

誰もが孤独である

相談ごとや確認したいことがあるときに「わざわざ電話やメールするのが億劫になる」という方は心配ご無用です。自分だけがテレワークをしているのではありません。
 
誰もが孤独なのです
 
なので上司でも同僚でも部下でも「コミュニケーションの一貫」と捉えて電話やメールをするべきです。
 
はるまの場合↓(はるまも上司も共に在宅)
上司に確認したいことが発生。
 
はるま:いまお時間よろしいでしょうか。
上司:どうぞー
はるま:このメールのこの部分って〇〇〇っていう意味と捉えていいでしょうか?
上司:そやね。それで問題ないよ。
はるま:ありがとうございます。すいません、それだけでした。
上司:あ、そうそう。僕からもはるまくんにちょっと聞きたいんやけどね、□□の件って・・・
 
あくまでも一例ですが、こんな感じで上司からも僕に聞きたいことを発してもらうことでコミュニケーションやもやもやの解決ができます。上司も部下に気を使って連絡を取りにくいことがあるようですので、この僕の例のように積極的にコミュニケーションを取ることで「あ、はるまくんは連絡とりやすいな」と認識してもらうことが大事になってきます。

リモート会議時の発言の際はこれを実践しよう

最近僕の会社ではリモート会議が主流になり、会議室には数人だけ集まって、残りは自宅から会議に出席するということが少なくありません。
 
こんなときに他人より一歩先を行った手法をお伝えします。ズバリ・・・
 
発言する際は部署名と名前を名乗ってから大きい声で発言
 
これをすると、「お、この人は相手目線で発言できる人だし、聞き取りやすいな」と好印象を持ってもらえますし、名乗っているので名前を覚えてもらえます。
発言することに必死になるとどうしても「自分が誰なのか」を相手に伝えることを忘れて、さらに声も小さくなることがあります。
意外にできていない人が多いのですが、これはこのコロナ時代には必須のスキルとなり、できないまま放っておくと時代に合わない人材になりかねません。

積極的に雑談する

リモートワークが始まってから様々な雑が排除されました。
 
雑音 雑談
 
これによって気づきが得られたり、リラックスができたりすることがあります。
なので電話した際は極力業務外のことも話したりします。やりすぎはダメですが、孤独に仕事ばっかりしていても効率が下がる一方ですので少しリラックスすることも必要です。
また業務外のことも少し触れることで、相手との会話に厚みも出て、また会話するきっかけにもなります。

まとめ

テレワーク時におけるコミュニケーションのコツを紹介しましたが、今後もテレワークという形態は継続するでしょうし、コミュニケーションがますます重要となってきます。
 
ただ、そもそもコミュニケーションをすることが苦手!克服したい!とお悩みの方もいらっしゃるかと思います。
そんなあなたには僕が厳選したツール3選を紹介していますので、是非そちらもご覧ください。
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